Top
 

Gemeente Haarlem

GeoTax / Referenties / Gemeente Haarlem

Case: gemeente Haarlem

Voor de gemeente Haarlem implementeerde GeoTax het pakket GT-AXXERION. In juli 2016 nam de gemeente dit pakket in gebruik. Onder meer het maken van facturen voor de verhuur van grond, gebouwen en ruimtes verloopt nu veel sneller.

Haarlem heeft veel vastgoed in beheer. Er lopen tussen de 500 en 600 contracten voor bijvoorbeeld de verhuur van sportaccommodaties, gemeentewerven, loodsen en lokalen. Omdat de gemeente meer inzicht wilde in haar vastgoedportefeuille werd een aanbesteding uitgeschreven. Op basis hiervan koos de gemeente voor GT-AXXERION. In november 2015 begon GeoTax met de implementatie. In juli werd het nieuwe pakket daadwerkelijk in gebruik genomen en stuurde de gemeente de eerste automatisch vervaardigde facturen: rond de duizend in totaal.

“We zijn erg blij met de overstap naar GT-Axxerion. De implementatie is een gezamenlijk proces geweest waarbij we moeilijkheden samen goed hebben opgelost. Het pakket blijkt nog veel meer mogelijkheden te bieden dan we dachten. Daar gaan we nog veel plezier van hebben.”

Jelle van Wier,
afdelingsmanager Vastgoed,
gemeente Haarlem

Geïntegreerde modules en koppelingen

GT-AXXERION wordt wereldwijd gebruikt om processen efficiënter in te richten en vastgoed integraal te beheren: van contractmanagement tot en met het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). GT-AXXERION is specifiek ingericht voor gemeenten en ondersteunt alle gemeentelijke processen. Ook is GT-AXXERION gekoppeld met gemeentelijke applicaties, zoals WOZ, BAG, DocumentManagementSystem en het financiële pakket. Dankzij deze specifieke inrichting en koppelingen heeft de gemeente steeds een integraal, actueel en valide inzicht in bijvoorbeeld de waarde van het gemeentelijk vastgoed. Vanaf eind 2016 maakt de gemeente ook gebruik van de MJOP module binnen GT-AXXERION.

Preciezer factureren

Bij de implementatie zijn de contractgegevens niet één op één overgenomen in het systeem, maar is de nodige verfijning aangebracht. Alle contracten zijn in GT-AXXERION op zodanige wijze gekoppeld aan ruimtes van gebouwen of complexen dat alleen al op basis van de looptijd van een contract inzichtelijk is of een ruimte verhuurd is of leegstaat. Ook is differentiatie aangebracht door geldstromen te splitsen in bijvoorbeeld huur, pacht en servicekosten. Daardoor kan de gemeente geautomatiseerd het bedrag op de factuur nu veel specifieker omschrijven en kunnen de geldstromen op verschillende kostenplaatsen en grootboekrekeningen worden geboekt.

Eerst autorisatie, dan output

GT-AXXERION werkt met autorisaties. Dit maakt het mogelijk zeer efficiënt te werken. Het pakket bereidt op basis van de ingegeven contractgegevens automatisch de facturen voor, vervolgens wordt op basis van de gedefinieerde gebruikersprofielen de geautoriseerde medewerker gevraagd om controle en fiattering van de factuur. Het systeem is zo ingericht dat pas na fiattering bestanden worden geëxporteerd en doorgestuurd naar de financiële afdeling voor daadwerkelijke facturering. Voorheen was dit andersom.

Het pakket biedt veel nieuwe mogelijkheden en de bijbehorende workflow. Uiteraard is het belangrijk dat medewerkers daarmee om leren te gaan en zijn een uitgebreid opleidingsplan en werkplekbegeleiding afgesproken. Dit is een proces dat nog steeds de nodige aandacht krijgt. Het systeem biedt veel mogelijkheden om efficiënter te gaan werken. Samen met de gemeente kijkt GeoTax hoe die zo goed mogelijk kunnen worden benut.

Provincie:
Noord-Holland

Aantal inwoners gemeente Haarlem:
ca. 158.140 (CBS, 1 januari 2017)